E-rēķini

XML ir strukturēts teksta formāts, kurā katram rēķina datam ir sava vieta — piegādātājs, pircējs, rindas, summas, PVN. Latvijā e-rēķina XML jāveido atbilstoši standartam LVS EN 16931-1:2017; praksē izmanto Peppol BIS Billing 3.0 specifikāciju. Šādu XML var automātiski pārbaudīt un nolasīt jebkura atbilstoša sistēma.

E-rēķins jeb strukturēts elektroniskais rēķins ir rēķins mašīnlasāmā formātā (XML), kas atbilst Eiropas standartam LVS EN 16931. Programmatūra to var automātiski nolasīt un iegrāmatot bez pārrakstīšanas. Parasts PDF rēķins, kas nosūtīts e-pastā, nav e-rēķins šī termina nozīmē.

Peppol ir starptautisks tīkls un standartu kopums elektronisko dokumentu, īpaši e-rēķinu, apmaiņai starp organizācijām. Peppol BIS Billing 3.0 ir e-rēķina formāts, kas atbilst Eiropas standartam EN 16931. Uzņēmumi pievienojas tīklam caur sertificētiem piekļuves punktiem — līdzīgi kā e-pastu lieto ar pakalpojuma sniedzēja starpniecību.

E-rēķini ir ideāli piemēroti automatizācijai, jo dati jau ir strukturēti. Sistēma saņem XML no e-rēķinu kanāla, salīdzina to ar pasūtījumiem un piegādātāju datiem, nosūta saskaņošanai, ja vajag, un iegrāmato grāmatvedībā bez pārrakstīšanas. Cilvēks redz tikai izņēmumus.

Vispirms noskaidrojiet, ko jūsu grāmatvedības programma prot pati — daudzas jau atbalsta e-rēķinu izveidi un saņemšanu. Ja rēķinus izraksta cita sistēma (ERP, e-veikals, CRM), to savieno ar grāmatvedību caur API vai importu, un e-rēķins tiek izveidots automātiski no tiem pašiem datiem.

Valsts portālā Latvija.gov.lv e-rēķinu var izveidot un nosūtīt caur oficiālo elektronisko adresi (e-adresi). Tiešās pārvaldes iestādēm e-adrese ir obligātais kanāls. Sistēma izveido divas datnes — mašīnlasāmu XML un cilvēklasāmu PDF. Ja rēķinu ir daudz, ērtāk ir tos sūtīt no savas grāmatvedības vai rēķinu sistēmas.

E-rēķinu var sagatavot trīs veidos: manuāli Latvija.gov.lv e-adresē, ar grāmatvedības vai rēķinu programmu, kas atbalsta e-rēķinus, vai automātiski no jūsu ERP vai individuālas sistēmas. Svarīgi, lai e-rēķins atbilstu standartam LVS EN 16931 un tiktu nosūtīts saņēmējam pieņemamā kanālā.

Pārbaudiet, vai jūsu grāmatvedības vai rēķinu sistēma prot izveidot, nosūtīt un saņemt e-rēķinus pēc LVS EN 16931, izvēlieties nosūtīšanas kanālu, sakārtojiet klientu un piegādātāju rekvizītus un izmēģiniet e-rēķinus ar dažiem partneriem jau tagad. Tad pāreja līdz 2028. gada 1. janvārim notiks bez steigas.

Nē. PDF rēķins ir elektronisks dokuments, bet ne strukturēts e-rēķins, jo to nevar automātiski nolasīt bez teksta atpazīšanas. E-rēķins ir XML datne pēc standarta LVS EN 16931; tai var pievienot arī PDF vizuālo versiju, bet par e-rēķinu to padara tieši strukturētā daļa.

No 2026. gada 1. janvāra e-rēķini darījumos ar budžeta iestādēm (B2G, G2G, G2B) jānodod Valsts ieņēmumu dienestam, bet no 2028. gada 1. janvāra — arī uzņēmumu savstarpējie (B2B) e-rēķini. Tas palīdz VID kontrolēt nodokļu nomaksu un mazināt ēnu ekonomiku.

Norēķinos ar budžeta iestādēm e-rēķini ir obligāti kopš 2025. gada 1. janvāra. No 2026. gada 1. janvāra šo e-rēķinu dati jānodod VID. Uzņēmumu savstarpējos darījumos (B2B) e-rēķini kļūst obligāti no 2028. gada 1. janvāra — Saeima 2025. gada jūnijā pārcēla šo termiņu no 2026. gada.

Nē. Finanšu ministrijas skaidrojumā norādīts, ka pavadzīme nav e-rēķins, tāpēc tā jāsagatavo atsevišķi. E-rēķins ir dokuments samaksai, bet pavadzīme pavada preču pārvietošanu. Abus dokumentus var izveidot automātiski no vienas sistēmas, lai dati nebūtu jāievada divreiz.