Īsā atbilde
Ienākošos rēķinus automātiski savāc no e-pasta vai e-rēķinu kanāla, datus (piegādātājs, summa, PVN, datumi) nolasa no e-rēķina XML vai ar AI, sistēma tos salīdzina ar pasūtījumiem un ievada grāmatvedībā. Cilvēks pārbauda tikai rēķinus, kas neatbilst noteikumiem.
Kā izskatās automatizēta rēķinu apstrāde
- Savākšana — rēķini no e-pasta, piegādātāju portāliem vai e-rēķinu kanāla nonāk vienā vietā.
- Datu nolasīšana — strukturēta e-rēķina datus nolasa no XML; PDF vai skenētam rēķinam izmanto OCR un AI.
- Pārbaude — vai piegādātājs ir zināms, vai summa atbilst pasūtījumam, vai rēķins nav saņemts divreiz.
- Saskaņošana — ja vajag, rēķins nonāk pie atbildīgā apstiprināšanai.
- Ievade grāmatvedībā — automātiski caur integrāciju vai importu.
- Izņēmumi — tikai neskaidrie rēķini nonāk pie cilvēka.
Ko iegūstat
- Rēķini netiek pārrakstīti ar roku.
- Mazāk kļūdu un divreiz apmaksātu rēķinu.
- Redzams, kurā posmā katrs rēķins atrodas.
- Grāmatvedis pārbauda izņēmumus, nevis ievada visu.
Kas jāņem vērā
Latvijā e-rēķini kļūst obligāti — no 2028. gada arī uzņēmumu savstarpējos darījumos. Ja automatizējat rēķinus tagad, plānojiet risinājumu tā, lai tas strādātu gan ar PDF, gan ar e-rēķiniem. Skatiet kā automatizēt e-rēķinu saņemšanu un iegrāmatošanu.
Integrācija ar grāmatvedības programmu (Horizon, Tildes Jumis u. c.) ir atkarīga no tā, kādas iespējas programma piedāvā — par to lasiet rakstā kā integrēt grāmatvedības programmu.