Īsā atbilde
Sāciet ar vienu procesu, kas atkārtojas bieži, aizņem daudz laika un notiek pēc saprotamiem noteikumiem — piemēram, rēķinu ievade vai pieteikumu šķirošana. Aprakstiet, kā tas notiek šodien, novērtējiet ietaupījumu un automatizējiet to pirmo. Pieredze ar pirmo procesu dod pamatu nākamajiem.
1. Atrodiet laika “zagļus”
Pajautājiet darbiniekiem: kas jūsu darbā atkārtojas katru dienu? Ko jūs pārrakstāt no vienas programmas citā? Kur visbiežāk rodas kļūdas? Bieži atbildes ir: rēķini, e-pasti, Excel tabulas, pasūtījumu ievade.
2. Izvēlieties pirmo procesu
Labs pirmais kandidāts:
- notiek bieži (katru dienu vai nedēļu);
- ir skaidri noteikumi;
- nav pārāk daudz izņēmumu;
- ietaupījumu var izmērīt stundās vai kļūdās.
3. Aprakstiet procesu tā, kā tas notiek šodien
Kur dati ienāk, kas tos apstrādā, kur tie nonāk, kas notiek izņēmumos. Bieži jau šis solis atklāj liekus soļus, kurus var vienkārši atcelt.
4. Aprēķiniet atdevi
Cik stundu mēnesī tas prasa un cik tas maksā? Skatiet kā aprēķināt, vai automatizācija atmaksājas.
5. Izvēlieties rīku
Vienkāršiem savienojumiem der gatavi rīki, sarežģītākiem — individuāls risinājums. Salīdzinājums: Zapier, Make, n8n vai individuāls risinājums.
6. Ieviesiet un mēriet
Sāciet ar daļu apjoma, salīdziniet rezultātu ar roku darbu un tikai tad automatizējiet pilnībā.