Īsā atbilde
Darbinieks nofotografē čeku ar telefonu vai pārsūta to e-pastā, AI nolasa tirgotāju, summu, PVN un datumu, piedāvā izdevumu kategoriju un sasaista ar projektu vai darbinieku. Pēc apstiprinājuma dati automātiski nonāk grāmatvedībā, un vairs nav jāvāc papīra čeki aploksnēs.
Tipiskā problēma
Darbinieki krāj čekus līdz mēneša beigām, daļa pazūd, grāmatvedis tos pārraksta, un tad jānoskaidro, kuram projektam katrs izdevums pieder. Tas ir lēni un kļūdains.
Automatizēts process
- Iesniegšana — foto no telefona, e-pasts vai augšupielāde portālā.
- Nolasīšana — OCR un AI izvelk tirgotāju, summu, PVN likmi un datumu.
- Kategorija — sistēma iesaka izdevumu veidu (degviela, komandējums, biroja preces) pēc iepriekšējiem gadījumiem.
- Apstiprināšana — vadītājs apstiprina vienā klikšķī.
- Grāmatvedība — dati un attēls nonāk grāmatvedības sistēmā.
Svarīgi
- Saglabājiet čeka attēlu kā attaisnojuma dokumentu atbilstoši grāmatvedības prasībām.
- Iestatiet noteikumus, piemēram, limitus un obligātu komentāru, ja summa ir liela.
- Ja jau automatizējat rēķinus, čekus ir izdevīgi apstrādāt tajā pašā sistēmā — skatiet kā automatizēt rēķinu apstrādi.